System POS: Co to jest i jak go wybrać?

System POS (point of sales) to sprzęt komputerowy i oprogramowanie do obsługi sprzedaży. Najczęściej systemy POS stosuje się w sklepach detalicznych, gastronomii, czy obiektach noclegowych. Jaki sprzęt i jakie aplikacje wybrać do Twojego biznesu?


Elementy układanki

 

Najpierw prześledźmy, jakie urządzenia i zasoby danych muszą być włączone w system:

  • Terminal, czyli niewielki dedykowany komputer, obsługiwany przez sprzedawcę (kelnera, recepcjonistę itd.). Ma służyć do wprowadzania niezbędnych danych i rejestrowania sprzedaży. Najczęstsze, bo najwygodniejsze, są terminale z panelem dotykowym, ale oczywiście czasem stosuje się też terminale ze zwykłą, lub specjalistyczną, programowalną klawiaturą.
  • Elektronika sklepowa może obejmować cały szereg urządzeń. Od takich oczywistości jak drukarka fiskalna, waga elektroniczna czy czytnik kodów paskowych, po sprawdzarki cen, drukarki etykiet, czy drukarki kart plastikowych. Wszystko to warto zintegrować w spójny system.
  • Kolektory danych to palmtopy, z którymi można chodzić po sklepie czy magazynie i – jak nazwa wskazuje – zbierać dane, na przykład o cenach, stanach, czy lokalizacji poszczególnych produktów. W zależności od zamontowanych czytników i oprogramowania, kolektory „rozumieją” kody kreskowe, kody 2-wymiarowe (QR), znaczniki RFID, a dzięki modułowi Bluetooth – także beaconów. Oczywiście, dane do kolektora można wprowadzać również ręcznie.
  • System, czyli oprogramowanie dzięki któremu wszystkie te urządzenia mogą się porozumiewać. System POS zapisuje wszelkie zmiany związane z zamówieniami i sprzedażą. Potrafi też przekazać je odpowiednio systemom magazynowym (WMS) czy produkcyjnym, co ma spore znaczenie chociażby w restauracjach.

 

Jakiego systemu potrzebuję?

 

Rozwiązań POS na rynku jest sporo. Bardzo łatwo jest wydać za dużo na rzeczy, których nie będziemy potrzebować. Z drugiej strony, system POS pozbawiony funkcjonalności potrzebnych w naszym biznesie, może i będzie tani, ale nie ułatwi nam biznesu. Czyli w efekcie będzie kosztem, ale już niekoniecznie inwestycją.

 

Dlatego bardzo się opłaca zlecić analizę przedwdrożeniową. W jej ramach specjaliści przyglądają się wszystkim procesom w firmie, które mogą mieć związek z obsługą i sprzedażą. I analizują, w których momentach system informatyczny może ułatwić pracę, jak zredukować czas pracy pracowników, ile błędów można wyeliminować. A w konsekwencji – ile złotówek można zaoszczędzić. Jeśli koszt nowych rozwiązań jest niższy niż spodziewane korzyści – już wiadomo, że warto zainwestować.

 

System POS powinien być odpowiednio zintegrowany z narzędziami księgowymi i do zarządzania. Właściciele firm używają systemu POS do analizy historii sprzedaży, kosztów, przepływów i rentowności biznesu. System ułatwia zarządzanie dzięki dodatkowym funkcjonalnościom: szybkim aktualizacjom cen, bazie kontrahentów, czy modułowi inwentaryzacyjnemu.

 

Im większa elastyczność systemu, tym lepiej. Dzięki temu będzie można kupić mniejszy system, i skalować go w przyszłości.

 

Jakie systemy wybiera moja branża?

 

Sprzedaż detaliczna

 

Detaliści najchętniej wybierają tzw. systemy szybkiej sprzedaży, zoptymalizowane pod kątem prostoty obsługi i jak najmniejszej liczby obsługiwanych zmiennych. Terminale w nowoczesnych sklepach są z reguły dotykowe, ze względu na niezawodność, odporność na brud i łatwość użytkowania nawet po krótkim przeszkoleniu. Zamiast dotykowych, możemy wybrać terminale z klawiaturą dedykowaną – a więc mniejszą i prostszą do ogarnięcia niż tradycyjna.

 

Sklepowy system POS koniecznie powinien być zintegrowany z systemem zarządzania magazynem. Integracja musi umożliwiać aktualizowanie stanów i cen w czasie rzeczywistym albo w bardzo krótkich odstępach czasu. Istotne funkcje systemu to także raporty i analizy stanów, sprzedaży i zakupów, ułatwiające zarządzanie sklepem czy siecią.

 

Gastronomia

 

Bary, kawiarnie, cukiernie czy restauracje – wszystkie łączy jedno: specyeficzny miks usługi i produkcji. Dlatego dobre systemy POS dla gastronomii pozwalają na rejestrowanie rozchodu surowców w zależności od przygotowywanych potraw, a także zarządzanie stanami magazynowymi. System rejestruje receptury poszczególnych dań, dzięki czemu przyjęcie zamówienia przez kelnera czy barmana skutkuje automatycznym „zdjęciem” ze stanów właściwych ilości poszczególnych składników.

 

Ale to nie wszystko. System POS dla gastronomii obejmuje także zarządzanie towarami, moduł obsługi stolików iczy rejestr czasu pracy kelnerów.

 

Wśród urządzeń zintegrowanych z systemem znajdują się nie tylko drukarki czy wagi, ale też szereg specjalistycznych sprzętów:

  • System KDS, który wyświetla otwarte rachunki na dużych ekranach, widocznych dla pracowników kuchni, jednocześnie informując kelnera o stanie pracy nad danym zamówieniem,
  • Bonowniki, na których przyjmują zamówienia kelnerzy, przekazujące zlecenia bezpośrednio kuchni, co skraca czas realizacji zleceń.


Komentarze

Zostaw komentarz